Planilla de control de pagos y mensualidades

Cobrar las mensualidades es una de las tareas más pesadas de un club. Los pagos llegan por distintos medios y en fechas diferentes, y sin un registro claro es fácil perder el rastro de quién debe qué. Esta planilla te da una estructura para llevar el control por familia.

Incluye columnas para la familia, el deportista, el valor de la mensualidad, la fecha de pago, el valor pagado, el saldo y el estado. La puedes abrir con Excel o Google Sheets y adaptarla a tus tarifas.

Una rutina simple evita que la cartera se descontrole:

• Agrega una fila por deportista y agrupa a los hermanos bajo la misma familia.
• Define el valor de la mensualidad de cada uno y registra los descuentos acordados.
• Anota cada pago el mismo día que llega, con la fecha y el medio.
• Calcula el saldo como valor de la mensualidad menos lo pagado.
• Revisa el estado cada semana y contacta primero a quienes llevan más de un mes pendiente.

Mezclar los pagos de varios meses en una sola celda hace imposible saber a qué periodo corresponde cada abono. Otro error es no registrar los descuentos o acuerdos de pago: dentro de seis meses nadie recuerda por qué una familia paga menos.

También es habitual depender de los comprobantes que llegan por chat. Si el comprobante no se registra de inmediato en la planilla, se pierde entre otros mensajes.

Cuando tu club tiene decenas de familias, la planilla requiere mucho mantenimiento manual y no avisa de nada. Klubia lleva una cuenta corriente por familia, con facturas, pagos y estado de cartera en un solo tablero conectado con tus miembros.

Si ya sientes que la planilla te quita tiempo, revisa el módulo de cobros y mensualidades.

Guarda una copia de la planilla al cierre de cada mes antes de empezar la siguiente; así conservas el historial y puedes revisar cuánto cobraste en cada periodo.

Si tu club acepta pagos por varios medios, agrega una columna para el medio de pago. Te ayudará a conciliar con el banco y a detectar diferencias rápidamente.